Tietojen hyväksyntä Data Access Committeelle (DAC)
Data Access Committee (DAC) perustetaan FEGA:n tietojen lähetysprosessin aikana. Kun palvelusopimus CSC:n ja tietojen hallinnoijan välillä on tehty, tietojen hallinnoija nimeää DAC-jäsenet SD Apply -palvelussa. DAC on vastuussa tietojen käyttöoikeushakemusten käsittelystä ja käyttöoikeuksien hallinnoinnista eri tietokokonaisuuksiin. Kaikki viestintä DAC:n ja tietojen hakijan välillä hoidetaan SD Apply -palvelun kautta. Jokainen DAC liittyy tiettyihin tietokokonaisuuksiin SD Apply -luettelossa. DAC-jäsenet voivat käsitellä tietojen käyttöoikeushakemuksia itsenäisesti, joten vain yhden DAC-jäsenen tarvitsee hyväksyä tai hylätä hakemus.
Huomaa, että nämä ovat yleisiä ohjeita SD Apply -palvelun käyttöön DAC-jäsenenä. Ohjeet hakemusten käsittelyyn tulee tarjota kotiorganisaatiosi tai tietojen hallinnoijan toimesta.
Vaihe 1: Kirjaudu sisään
Kun sinut on nimetty DAC-jäseneksi tietokokonaisuudelle, joka on ladattu Suomen FEGA:an, tietojen hallinnoijan tulisi pyytää sinua kirjautumaan SD Apply -palveluun. Saat sähköposti-ilmoituksia SD Apply -palvelusta, kun hakija hakee tietojen käyttöoikeutta.
Kirjaudu sisään SD Apply -palveluun käyttämällä identiteetin tarjoajaa (Haka, Virtu ja ELIXIR login) tai CSC-tilin kirjautumistietoja.
Note
Käytä aina samaa identiteetin tarjoajaa (esim. Haka, Virtu) kirjautuessasi SD Apply -palveluun, sillä kaikki toimintosi yhdistetään kirjautumistunnukseesi.
Vaihe 2: Käsittele hakemuksia
Siirry SD Apply -palvelussa "Toiminnot" -välilehteen nähdäksesi kaikki hyväksyntääsi odottavat hakemukset. Valitse Näytä avataaksesi hakemuksen, jonka haluat käsitellä.
Hakemussivulta voit tarkistaa:
- Hakijoiden kenttä: Näyttää hakijan ja mahdollisten tutkimusryhmän jäsenten nimet ja yhteystiedot klikkaamalla näytä lisää. Kaikki tutkimusryhmän jäsenet tulee lisätä hakemukseen.
- Käyttöehdot: Näyttää käyttöehdot ja sopimukset (esim. Data Access Agreement), jotka hakija ja tutkimusryhmän jäsenet ovat hyväksyneet. Hakija ei voi lähettää hakemusta hyväksymättä käyttöehtoja. Lisätyt jäsenet eivät saa pääsyä tietoihin ennen kuin he ovat hyväksyneet käyttöehdot.
- Resurssit: Näyttää tietokokonaisuuden, johon hakija hakee pääsyä.
- Hakemus: Hakemuslomakkeessa on kaikki hakijan antamat tiedot. Tämä voi sisältää yhteenvedon heidän tutkimuksestaan, tutkimusprojektin keston jne. riippuen siitä, mitä tietoja tietojen hallinnoija vaatii hakijalta.
Palauta hakemus hakijalle
Jos hakemuksesta puuttuu tarpeellisia tietoja, voit palauttaa sen hakijalle. Kirjoita kommentti hakemukseen tai liitä tiedosto muutoksista, joita haluat hakijan tekevän. Valitse Palauta hakijalle "Toiminnot" -kohdasta palataksesi hakemuksen. Huomaa, että hakijat eivät voi vastata kommenttiin.
Hakija saa sähköposti-ilmoituksen palautetusta hakemuksesta. He voivat lähettää hakemuksen uudelleen muokattuaan sitä. Uudelleen lähetetyt hakemukset näkyvät "Toiminnot" -välilehdellä. Hakijan tekemät muutokset näkyvät korostettuina hakemuslomakkeessa.
Pyydä päätös tai arvio
Vain yhden DAC-jäsenen tarvitsee käsitellä (hyväksyä tai hylätä) hakemus. Organisaatiosi käytännöistä riippuen voi olla tarpeen pyytää päätöstä hakemuksesta tai pyytää toista henkilöä tarkistamaan hakemus. Pyytääksesi päätöstä tai arviota valitse Pyydä arvio tai Pyydä päätös "Toiminnot" -kohdasta ja etsi käyttäjä avattavasta luettelosta tai käytä hakutoimintoa. Voit lisätä yhden tai useamman käyttäjän.
Pyydetty käyttäjä saa sähköposti-ilmoituksen arvio- tai päätöspyynnöstä. Voit silti hyväksyä tai hylätä hakemuksen, vaikka pyydetty käyttäjä ei olisi tarkistanut hakemusta. Saat sähköpostin, kun päätös tai arvio on tehty.
Sulje hakemus
Voit sulkea hakemuksen missä tahansa prosessin vaiheessa valitsemalla Sulje hakemus. Sulkeminen tarkoittaa, että hakemusprosessi perutaan ja hakemusta ei voi enää muokata tai avata uudelleen. Kirjoita kommenttikenttään selitys sille, miksi suljit hakemuksen. Hakemuksia ei voi poistaa, koska haluamme aina tarjota täydellisen historiallisen katsauksen hakemusprosessiin. Löydät suljetut hakemukset "Toiminnot" -välilehdeltä "Käsitellyt hakemukset" -kohdassa.
Muokkaa hakemusta
Voit myös muokata hakemuksia seuraavilla tavoilla:
-
Lisää käyttöehdot. Hakija saa sähköposti-ilmoituksen käyttöehtojen muutoksesta ja hänen on hyväksyttävä lisätyt käytännöt ennen kuin hänelle myönnetään käyttöoikeudet.
-
Lisää tai poista jäseniä. Jos et halua myöntää käyttöoikeuksia kaikille hakemuksen jäsenille, voit poistaa ylimääräisiä jäseniä. Jäsenten lisääminen on myös mahdollista.
-
Vaihda hakijaa. Voit vaihtaa hakijaa hakemuksen toiseksi jäseneksi. Tämä voi olla hyödyllistä, jos esimerkiksi alkuperäinen hakija on jättänyt hakijaorganisaation.
-
Muuta hakemuksen resursseja. Jos hakija hakee käyttöoikeuksia useisiin tietokokonaisuuksiin etkä halua myöntää pääsyä kaikille, voit poistaa joitakin tietokokonaisuuksia. On myös mahdollista lisätä uusia resursseja, jos niillä on sama DAC. Nämä näkyvät saatavilla olevina avattavassa luettelossa.
Note
Voit kommentoida hakemusta koko hakemusprosessin ajan valitsemalla Huomautus ja valitsemalla, haluatko näyttää kommentin hakijalle vai et. Hakijat saavat ilmoituksen uusista julkisista kommenteista. Joskus on hyödyllistä, että hakija näkee kommentit, jotta hän tietää, kuinka hyväksymisprosessi etenee. Huomaa, että hakija ei voi vastata kommentteihin.
Vaihe 3: Hyväksy tai hylkää
Kun sinulla on kaikki tarvittavat tiedot, voit myöntää tai evätä pääsyn tietoihin valitsemalla Hyväksy tai hylkää hakemus "Toiminnot" -kohdasta. Anna perustelut päätökselle "Lisää kommentit" -kentässä. Voit myös määrittää päivämäärän, jolloin käyttöoikeudet perutaan automaattisesti, jotta pääsy tietoihin ei tarvitse manuaalisesti lopettaa. Kun hyväksyt tai hylkäät hakemuksen, päätös on lopullinen. Et voi muokata sitä myöhemmin.
Lopullinen päätös lähetetään hakijalle tiedon kanssa siitä, miten tietokokonaisuutta voi käyttää SD Desktop -palvelun kautta. Jos myönnät käyttöoikeudet tietokokonaisuuteen, hakija pääsee tietoihin SD Desktop -palvelussa automaattisesti. Jos hakija on lisännyt jäseniä hakemukseensa, jäsenet saavat käyttöoikeudet myös, kun hakemus hyväksytään, jos he ovat hyväksyneet käyttöehdot. Kaikille jäsenille, jotka eivät ole hyväksyneet käyttöehtoja siihen mennessä, myönnetään käyttöoikeudet sen jälkeen, kun he kirjautuvat SD Apply -palveluun ja hyväksyvät käyttöehdot.
Note
Kaikki toiminnot tallennetaan SD Apply -palveluun (esim. samalta hakijalta tulleet aiemmat hakemukset ovat saatavilla).
Vaihe 4: Hakemuksen käsittelyn jälkeen
Voit hallita hakijan käyttöoikeuksia myös sen jälkeen, kun olet käsitellyt hakemuksen. Löydät käsitellyt hakemukset "Toiminnot" -välilehdeltä "Käsitellyt hakemukset" -kohdasta. "Käsitellyt hakemukset" -näkymä näyttää kaikki hakemukset, jotka on hyväksytty, hylätty, suljettu tai palautettu hakijalle. Valitse Näytä, jos haluat avata tietyn hakemuksen.
Sulje hakemus
Hakemuksen sulkeminen peruuttaa hakijan ja muiden hakemuksen jäsenten käyttöoikeudet. Kun hakija ja hakemuksen jäsenet eivät enää tarvitse käyttöoikeuksia, esimerkiksi koska heidän tutkimuskautensa on päättynyt, voit peruuttaa heidän käyttöoikeutensa valitsemalla Sulje hakemus.
Peru käyttöoikeudet
Jos hakijalle on myönnetty käyttöoikeudet, mutta hän käyttää niitä väärin, voit peruuttaa oikeudet valitsemalla Peru oikeudet.
Tuki
Jos sinulla on kysymyksiä SD Apply -palvelun käytöstä, ota yhteyttä CSC Service Desk (aihe: SD Apply).
Jos sinulla on kysymyksiä hakemuksiin tai tietokokonaisuuksiin liittyen, ota yhteyttä tietojen hallinnoijaan.